Paydaş Analizi : Proje Yönetimi ve Başarısı açısından Önemi

Paydaş analizi kavramını açıklamaya Paydaş nedir? sorusu ile başlayalım. Yazımıza bu analizin önemi ve bu analizi yapmak için 4 adımı açıklamakla devam edelim.

Paydaş Nedir?

Paydaş (Stakeholder); Proje, organizasyon veya faaliyetlerin başarısını etkileyebilecek veya bu faaliyetlerden etkilenen bireyler, gruplar veya kuruluşlardır. Paydaşlar, iç paydaşlar (çalışanlar, yöneticiler, hissedarlar) ve dış paydaşlar (müşteriler, tedarikçiler, topluluklar, devlet kurumları) olarak sınıflandırılabilir.

Hedef Kitle projeden doğrudan ve olumlu etkilenecekken, nihai yararlanıcılar olarak belirlenen grup projeden uzun vadede dolaylı olarak olumlu etkilenecek gruplardır. Bir diğer paydaş grubu da proje ortaklarıdır.

Paydaş Analizi Nedir?

Paydaş Analizi, Paydaşların kimler olduğunu, onların projeye olan ilgilerini, etkilerini ve beklentilerini belirlemek amacıyla yapılan bir çalışmadır. Bu analiz, paydaşların ihtiyaçlarının ve beklentilerinin anlaşılması, önceliklendirilmesi ve yönetilmesi için kritik bir adımdır.

Paydaş Analizinin Önemi

1. Proje Başarısını Arttırma: Paydaşların beklentilerini ve gereksinimlerini anlamak, projede karşılaşılabilecek potansiyel sorunları öngörmeyi ve bu sorunlara karşı önlem almayı sağlar. Bu da proje başarısını artırır.
2. İletişim Stratejisi Geliştirme: Hangi paydaşlarla nasıl iletişim kurulması gerektiği konusunda stratejiler geliştirilebilir. Bu, doğru mesajların doğru zamanda ve doğru şekilde iletilmesini sağlar.
3. Kaynak Tahsisini Optimizasyon: Hangi paydaşların projeye ne derece etki ettiği belirlenerek, kaynakların ve çabaların en etkili şekilde kullanılması sağlanabilir.
4. Risk Yönetimi: Paydaşların proje üzerindeki olası etkilerini analiz ederek, risklerin belirlenmesine ve bu risklere karşı önlem alınmasına yardımcı olur.
5. Katılım ve Destek Sağlama: Paydaşların projeye katılımını ve desteğini sağlamak, projenin ilerlemesi için kritik öneme sahiptir. Destek ve katılım, projenin kabul görmesini ve başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlar.
6. Çatışma Yönetimi: Paydaşlar arasında çıkabilecek olası çatışmaları önceden belirlemek ve bu çatışmaların çözümüne yönelik stratejiler geliştirmek mümkündür. Bu, projenin kesintiye uğramasını önler.

Analiz Adımları

Paydaş Analizi, değerlendirmesi yapılacak mevcut sorundan ya da yapılacak olası projelerden etkilenebilecek tüm paydaş gruplarının belirlenmesi ile başlar. Bu grupların sorun/proje ile ilişkilerinin değerlendirilmesi, zayıf ya da güçlü oldukları yönlerinin bulunması ve etkilerinin ne olacağının ortaya konulması ile tamamlanır. 

Projelerimize Paydaşların Katılımının yararları

• Analizlerle yapılan değerlendirmelerden elde edilen bulgular ışığında tutarlı karar alabilme,
• Görüş birliğinin sağlanması ile ortak hareket kabiliyeti sunar,
• Proje ilk aşamasından itibaren şeffaftır.

Paydaş Analizi Sonuçları kullanım süreçleri

• Olası sorunların analizi,
• Hedef ve amaç belirleme,
• Stratejiyi seçimi,

Paydaş Analizi için 4 Adım

1. Adım: Paydaşların Belirlenmesi

• Projeden/Sorundan kimler olumlu ya da olumsuz etkileniyor?
• Kimler çıkar sağlıyor?
• Projeye kimler destek veriyor, direnç gösterenler kim? 
• Savunmasız ve hassas gruplar belirlendi mi? 
• Direk ya da dolaylı etkilenen gruplar kimler?

2. Adım: Paydaşların İlgilerinin ve Çıkarlarının Tespit Edilmesi

• Paydaşlar projeden ne bekliyor olabilir?
• Paydaşların muhtemel yararları nelerdir?
• Hangi paydaşların çıkarları, projenin hedefleri ile çelişiyor? 
• Paydaşlar projeye ne gibi mali katkı sağlayabilir ve buna yaklaşımları nedir?

3. adım: Paydaşların Güçlerinin ve Etkilerinin Saptanması

• Paydaşlar güç sıralamasına konuldu mu?
• Hangi paydaşlar arasında direk ya da dolaylı bir bağ var?
• Fiyatları, Kaynakları kim belirliyor ya da kontrol ediyor? 
• Yasal sorumluluk kimde?

4. adım: Paydaşlara Karşı Olası Eylemler 

• Paydaşların, ilgileri, Yarar/zararları, etki/güçleri belirlenir. 
• Süreç yönetiminde ilgili bölümlerdeki süreç rolü ve zamanı belirlenir.
• Elde edilen veriler Proje planında değerlendirilir.

Sonuç olarak, paydaş analizi, projenin tüm aşamalarında paydaşların etkili bir şekilde yönetilmesi ve projenin başarısının sağlanması için temel bir araçtır.